Sammen med Lørenskog, Sarpsborg og Enebakk kommune skal vi utvikle et super system som organiserer og tildeler tider til lag, foreninger og bedrifter.
Problematikken
Hvert år må forskjellige klubber, lag og foreninger gjennom en prosess hvor de skal søke om faste tider til sine idrettsaktiviteter. Kommunene skal da etter beste evne tildele disse tidene rettferdig og samstemt med vedtatte retningslinjer.
Alle lag, foreninger, privatpersoner, bedrifter eller andre som skal leie en idrettshall eller gymsal for en hel sesong må søke om dette i begynnelsen av hvert år. Dette gjøres i dag gjennom et søknadsskjema i de aller fleste kommuner. Prosessen tar ekstremt lang tid for både søkeren og kommunen. Alt fra 1 til 3 måneder sammenlagt.
Det er flere utfordringer som oppstår for både kommuner og for søkere.
Her er noen av de utfordringene vi har kartlagt:
For søkere:
- Tidkrevende å fylle ut skjema
- Må gjennom samme prosess hvert år
- Tildele tid videre til lag & foreninger
For kommuner:
- Ekstremt mange skjema å forholde seg til
- Manuell prosess for å få kabalen til å gå opp
- Fordele tid rettferdig for alle søkere
Se for deg at du får 100 søknader om treningstider. Hver søknad har tider for 10-50 lag som ønsker forskjellige tider. I tillegg søkes det om 10-20 forskjellige idrettshaller og gymsaler som er inndelt i baner. På toppen av kaken kommer kamper og endringer av tider.
Alt dette skal føres inn i Excel ark for å skape oversikt og deretter tildeles rettferdig basert på noen kriterier som alder, antall medlemmer eller nivå.
Kan du tenke deg hvor ekstremt krevende det er?
Dette ønsker vi å gjøre noe med! I samarbeid med Enebakk, Lørenskog og Sarpsborg kommune har vi satt oss mål om å automatisere denne prosessen slik at alle involverte parter sparer tid, får rettferdig tildeling og bedre bruker opplevelse.
Ved å videreutvikle gibbs.no sitt bookingsystem skal vi snu på måten sesongbooking gjøres i fremtiden. Dette i tett samarbeid med kommunene.
Vi gleder oss til slutt resultatet!
Vil du vite mer? [email protected]
