Funksjoner - Gibbs bookingsystem

Administrasjon - Kundeliste

Kundeliste gi en oversikt over alle kundene som har gjort en booking eller en forespørsel gjennom bookingsystemet. Den inneholder relevant informasjon om kundene, som navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse. Kundelisten gjør det enklere for utleieren å ha en samlet oversikt over alle kundene sine, og å kommunisere med dem ved behov.

Administrasjon - Booking oversikt

Med booking oversikt har utleiere full kontroll over alle bookinger uavhengig av status. Dette inkluderer bookinger som krever oppmerksomhet, venter på betaling, faktura, er betalt, avslått eller utløpt. Det er mulig å søke og filtrere etter kunde- eller bookinginformasjon, samt endre hvilke kolonner som vises. Alle reservasjoner kan enkelt lastes ned som både CSV og PDF filer. Fra oversikten er det også mulig å endre booking status og åpne en booking for mer detaljert informasjon. Med denne funksjonaliteten kan utleiere enkelt holde styr på alle bookinger og sørge for effektiv håndtering av hver enkelt. Endring av tid av reservasjon gjøres via administrasjons kalenderen, for å kunne enkelt se at det ikke overlapper med andre bookinger.

Slik ser det ut når man åpner en booking

Ved å åpne bookinger det det utleier mulighet til å se relevante bookinger i en oversiktlig liste, samt tilhørende meldingsdialog og aktivitetslogg. Dette gir utleier muligheten til å ha full kontroll over kommunikasjonen og historikken rundt hver enkelt booking. Meldingsdialogen gir muligheten til å kommunisere direkte med kunden, og aktivitetsloggen gir informasjon om alle handlinger som har blitt utført på bookingen, for eksempel endringer i datoer eller betalingsstatus. Dette gjør det enkelt for utleier å holde oversikt over hver enkelt booking, og sikrer at all kommunikasjon og historikk er samlet på ett sted.

Administrasjon - Dobbelbooking sjekker

Denne modulen har som formål å sjekke om det allerede er gjort en booking på et utleieobjekt på et gitt tidspunkt, og dermed unngå dobbelbookinger som kan føre til misforståelser og konflikter rundt bruk av utleieobjekter. Hvis systemet oppdager en dobbelbooking, vil det gi et varsel som krever handling.

Pss.. 🙂

Det aldri oppstå konflikter når leietakeren selv booker gjennom bookingsystemet, da det ikke vil være mulig å sende en forespørsel på en allerede reservert tid. Det er derimot viktig å være oppmerksom på muligheten for dobbelbooking når utleieren gjør manuelle endringer.

Administrasjon - Kontakt og nøkkelinformasjon

Her kan det legge inn viktig informasjon og kontaktdata for utleieobjektene. Dette kan inkludere detaljer om utleieobjektets unike beliggenhet, regler og restriksjoner, samt kontaktinformasjon for utleieren eller administratoren. Ved å gjøre slik informasjon tydelig tilgjengelig, kan utleieren øke sjansen for at potensielle leietakere tar kontakt og fullfører en bestilling.

Administrasjon - Saldo

Saldo viser en oversikt over inntjening, samlet uttakbar saldo, totale bestillinger, avgift og utbetalingshistorikk. Dette gir en rask og enkel måte for utleier å ha kontroll på økonomien. Med utbetalingshistorikken kan utleier se når og hvor mye som er blitt utbetalt, mens saldoen gir en oppdatert oversikt over tilgjengelige midler. Totalt antall bestillinger og avgiftsinnbetalinger gir en god indikasjon på om utleievirksomheten går bra eller om det er behov for justeringer i prissettingen.

Administrasjon - Aktivitetslogg

Aktivitetsloggen gir en oversikt over alle handlinger og aktiviteter knyttet til bookinger og utleieobjekter. Dette inkluderer informasjon som når en booking ble opprettet, når den ble endret eller kansellert, hvem som gjorde endringen, og hva endringen var. Den gir også en fullstendig oversikt over all aktivitet relatert til et utleieobjekt, slik at administratorer kan spore endringer og sikre at alt går som det skal. Dette gir en ekstra sikkerhet og mulighet for å spore eventuelle problemer som måtte oppstå.

Administrasjon - Intern booking

Bestem hvilke utleieobjekter som skal være synlige for bestemte brukergrupper, for eksempel kan møterom som kun er egnet for kommunens ansatte være kun synlige for denne gruppen, og ved å styre tilgangen til brukerroller kan man enkelt styre hvilken bruker som har tilgang til hvilke utleieobjekter.

Administrasjon - Brukerroller og tilganger

Systemet vårt bruker brukergrupper for å delegere ansvar, slik at for eksempel en admin kan opprette en avdeling for idrettsutleie med 30 utleieobjekter og gi tilgang til en saksbehandler som kan ta over ansvaret for utleieobjektene på vegne av en annen sykemeldt saksbehandler. Admin kan velge hvilke brukergrupper som skal vises og legge til brukere som skal ha tilgang til disse, slik at saksbehandlere kan enkelt ta over ansvaret for utleieobjekter.

Administrasjon - Utleieobjekter

Det er like enkelt å opprette utleieobjekt som det er å publisere annonse på finn.no. Stegene godt beskrevet og administrator blir veiledet gjennom hele prosessen med veiledningstekst for best practise.

Det er ingen begrensning på antall utleieobjketer som blir lagt ut, men det kan pårike prisen. Kontakt oss eller se priser her.

Man kan lagre utleieobjekt som “Utkast”, publisere som betyr å vise den offentlig, eller deaktivere, som vil ikke vise utleieobjektet til noen. I etterkant, så er det også mulig å endre status. Fra påbegynte, aktive og inaktive annonser.

Administrasjon kalender

Kalenderen lar deg enkelt bytte mellom dag-, uke-, måned- og agendavisning, søke etter kunde eller notater og fungerer på alle enheter.

Visning-dag

Visning-uke

Visning-måned

Visning-agenda

Administrasjonkalender - 100% kontroll

Administrasjon av kalenderen gir deg muligheten til enkelt å håndtere bookingene og tilgjengeligheten til dine utleieobjekter. Dette inkluderer å legge til og slette bookinger, blokkere avtalt tid eller tidsluker, endre tilgjengelighet, og få oversikt over allerede gjennomførte bookinger. Med administrasjon av kalenderen kan du planlegge fremover og sikre at utleieobjektene dine alltid er klare til bruk. I tillegg til dra-og-slipp-funksjonaliteten i kalenderen kan du også endre kundeinformasjon, håndtere repeterende booking, godkjenne eller avslå bookinger, og gå over bookinger før de blir godkjent.

Omtaler

Omtaler kan gi verdifull innsikt for potensielle kunder om kvaliteten på tjenesten, samtidig som de gir utleieren en mulighet til å få vite hva de gjør bra og hva som kan forbedres. I noen tilfeller kan omtaler deaktiveres for ulike utleieobjekter – kontakt Gibbsteamet for å få mer informasjon om dette.

Vi jobber også nå med å integrere allerede gitt tilbakemeldinger fra andre løsninger, slik at man kan presentere disse for potensielle kunder.

Varsel

Gibbs e-post- og SMS-varslingsystem er et system som brukes til å varsle enkeltpersoner eller grupper om viktige hendelser eller oppdateringer i sanntid via e-post eller SMS. Systemet er spesielt nyttig i situasjoner der det er behov for umiddelbar varsling, for eksempel i en ved endringer til en reservasjon eller en adgangskode. Gibbs e-post- og SMS-varslingsystem brukes ofte av organisasjoner, skoler og andre institusjoner som ønsker å holde enkeltpersoner eller grupper informert om viktige hendelser eller oppdateringer i sanntid. Pris for sms kan ses her

Meldingssystem

Gibbs meldingssystem gjør det mulig for brukere å kommunisere direkte med hverandre innenfor bookingsystemet. Dette kan for eksempel være nyttig hvis en kunde har spørsmål til en leverandør om en bestilling, eller hvis en leverandør ønsker å gi informasjon til kunden om et arrangement eller en aktivitet. Meldingene blir sendt og mottatt i sanntid, og brukerne kan også få varsler når de mottar en ny melding. Dette bidrar til å effektivisere kommunikasjonen og gir bedre kundeopplevelser.

Synlighet

Du kan velge om dine utleieobjekt skal kun være synlig til din private gruppe eller offentlig for alle på gibbs.no. PS. husk at ved å ha dine utleieobjekt offentlig, så vil du kunne nå flere potensielle leietakere 🙂

Du kan også legge inn egne søkeord for hvert utleieobjekt for å optimalisere for søkemotorer.

Legg på egen hjemmeside

Med en tilpasset lenke kan du bestemme hva du vil vise av utleieobjekter på din egen hjemmeside, slik at brukere alltid vil bli dirigert til deg og ha tilgang til oppdatert informasjon om tilgjengelige utleieobjekter.

Infoskjerm - Tilgjengelighetskalender

Du kan vise tilgjengelighetskalenderen med bestemte åpningstider for valgte utleieobjekter på en TV eller nettbrett med mulighet for å legge til filtere og valg mellom ukesvisning eller dagsvisning. Den tilpasser seg automatisk skjermstørrelsen, men kan også spesifiseres til spesifikk bredde og høyde.

Kalenderen oppdateres automatisk hvert 10 minutt.

Demo: Demo kalendervisning

Målgruppe rabatt

Utleier kan definere ulike målgrupper og priser for hver målgruppe, og legge til rabatt hvis ønskelig, som kan lagres som mal og brukes på andre utleieobjekter.

Under bookingprosessen vil leietaker kunne velge en relevant målgruppe som utleier har definert og tilknyttet en rabatt. Prisen blir da automatisk kalkulert basert på rabatten som er tilknyttet den valgte målgruppen. Det er utleiers ansvar å verifisere om leietaker faktisk tilhører den valgte målgruppen.

Pssst. Vi jobber med løsninger for å automatisere verifisering av målgruppe 🙂

Kuponger

Med kuponger kan utleiere gi en prosentandel rabatt på leieprisen eller fast beløp avslag på totalprisen. Utleiere kan også angi en begrenset tidsperiode for kupongen og begrense antall ganger den kan brukes. Kuponger kan sendes til leietakere via e-post. På denne måten kan utleiere tiltrekke seg flere leietakere og øke inntektsstrømmen gjennom kampanjer.

Utleie pris typer

Utleier kan tilpasse priser basert på flere faktorer som time pris, dags pris, helg pris, tidsluke pris, målgruppe, kupong og ekstra tjenester. Dette betyr at utleiere kan tilby forskjellige priser basert på hvilken tidsperiode som velges, om leietakeren tilhører en spesifikk målgruppe, og om det er ekstra tjenester som ønskes i tillegg til utleieobjektet. Prisene blir kalkulert automatisk av systemet og vises for leietaker i bookingprosessen og utleier får full oversikt i bookingen.

Offline betaling

Offline betaling i Gibbs refererer til betalinger som ikke skjer via bookingsystemet, men heller gjøres manuelt mellom utleier og leietaker utenfor plattformen. Dette betyr at utleier kan fortsatt bruke bookingsystemet for å administrere reservasjoner, men må opprette faktura selv på sitt eget faktureringssystem og sende den til leietaker. Deretter må utleier passe på at betalingen blir gjort og markere reservasjonen som betalt i systemet.

Alle reservasjoner kan lastes ned som CSV eller PDF og bruke dette som faktura grunnlag.

Online betaling

Med online betaling i Gibbs kan leietakere enkelt og raskt betale for utleieobjekter og tjenester via ulike betalingsmåter som Vipps, Visa eller Mastercard. Dette eliminerer behovet for manuelle betalingsprosesser, noe som gjør betalingsprosessen raskere og mer effektiv.

Utleiere trenger ikke å foreta seg noe annet enn å vente på utbetalingen, da hele betalingsprosessen blir håndtert automatisk av Gibbs. Dette inkluderer håndtering av betalingsinformasjon, bekreftelse av betaling og overføring av penger til utleiers konto.

Online betaling gjør det også enklere for leietakere å betale, da de kan gjøre det når som helst på døgnet og fra hvor som helst med en internettforbindelse. Utleiere kan enkelt spore betalinger i systemet og se betalingshistorikk og utbetalinger.

Betalingsløsninger tar ofte 2-3% av betalt beløp som transaksjonavgift + 2-10 kr per transaksjon. Dette varierer basert på hvilken betalingsløsning som kunde velger. Men for å gjøre det lett, tar gibbs fast 3% uansett valgt betalingsløsning.

Pssst.. Hvis man lagrer informasjonen sin, så kan man booke og betale under 15 sekunder neste gang! 🙂

Integrasjoner

Hva kan integreres og hvorfor?

integrasjoner gir en sømløs og effektiv overføring av data mellom forskjellige systemer, som sparer tid og reduserer risikoen for feil og manuelle oppgaver.

Adgangslåser

Utleier kan koble opp sine utleieobjekter slik at de kan sende adgangskode/link på sms for booket periode

Fakturering & regnskap

Hvis du vil heller sende faktura til kunde automatisk fra ditt faktura system. Om du vil gjøre det manuelt og kun få faktura grunnlag fra gibbs, se litt på offline betaling

Varmekontroll

Sett på automatisk oppvarming rett før leieperioden og slå av etter endt leieperiode. Spar miljø og spar penger!

BankID verifisering

Utleiere kan kreve at kun BankID-verifiserte brukere kan booke visse utleieobjekter. Det er også mulig å kreve at en bruker må være verifisert med BankID eller Vipps for å sende en søknad for sesongleie. Dette bidrar til å skape en sikker og trygg leieprosess for både utleier og leietaker. Men kan også bidra til litt mindre forespørsler.

Automatisk oversetting

Gibbs.no tilbyr automatisk oversetting av utleieannonser til flere språk, inkludert norsk, engelsk, svensk og dansk, ved hjelp av maskinlæringsteknologi. Dette gjør at utleiere kan nå et bredere publikum og gjøre det lettere for leietakere fra ulike land å lese og forstå annonsene.

Demo: Trykk her

Automatisk tilgang & adgangskontroll

Med automatisk tilgang kan utleier koble opp utleieobjekter sammen med en digital lås. Etter gjennomført eller godkjent booking, får leietaker en sms og eller epost med kode som kun er gyldig for booket tidsperiode.

Vi anbefaler å bruke Iglohoome sine låser, da disse ikke trenger WIFI eller strøm for å fungerer optimalt med vårt system. Ta kontakt med oss for å sette dette opp 🙂

Automatisk godkjenning

Når øyeblikkelig booking er aktivert, så vil alle bookinger automatisk bli godkjent så lenge alle krav er oppfylt, som for eksempel godkjennelse av leievilkår, full betaling av leie og verifisering med BankID.

Pssst. Utleieobjekt med øyeblikkelig booking aktivert får flere forespørsler, siden leietaker ikke trenger å sende forespørsler til flere steder pga. usikkerhet om godkjenning.

Alt du trenger å gjøre for å aktivere dette er å trykke på en bryter 🙂

Timebasert & repeterende utleie

Timebasert utleie passer for ulike typer utleieobjekter, som idrettsanlegg, selskapslokaler, møterom, utstyr, uteområder og frivilligsentraler. Kunden kan leie utleieobjekter for 15 minutter eller flere sammenhengende dager, men dette avhenger av åpningstidene. For leieperioden kan det settes et minimum antall dager og maksimalt antall timer. Utleieobjekter kan også deles opp i baner eller seksjoner og prises prosentvis av totalen

Se bookingsystem som egner seg for din bransje: klikk her

Test selv her: Demo timebasert

Døgnbasert utleie

Døgnbasert utleie egner seg til ulike typer utleieobjekter som hytter, grendehus, leiligheter, utstyr, biler og båter. Dette betyr at kundene kan leie utleieobjekter for enkeltdøgn eller flere sammenhengende dager. Det kan også legges til et minimum antall dager som kan leies og et maksimalt antall dager.

Dette kan være nyttig for eksempel for en kort helgetur, en midlertidig boligløsning eller en dagstur på sjøen. For utleiere gir døgnbasert utleie muligheten til å øke utleieinntektene ved å tilby utleieobjektet til flere kunder i løpet av en kort periode. Dette kan være spesielt gunstig for utleieobjekter som har høy etterspørsel i en kortere periode, som for eksempel båter om sommeren eller hytter om vinteren.

Med Gibbs blir bestillingen enkel og trygg, der kundene kan søke etter tilgjengelige utleieobjekter, velge datoer og tider og betale for bestillingen. Gibbs-teamet sørger for å verifisere både utleiere og leietakere og gir støtte og assistanse gjennom hele utleieprosessen.

Test selv her: Demo døgnbasert

Det er også mulig å kreve at leietakere er verifisert med BankID for å kunne booke. Les mer om BankID her

Tidslukebasert utleie

Tidslukebasert utleie har forhåndsdefinerte tidspunkter for utleie. Utleieren legger inn hvilke tidsluker som er tilgjengelige for booking, og leietakeren velger deretter ønsket dato og tilgjengelige tidspunkter.

For eksempel kan utleieren sette opp en tidsluke fra mandag til fredag mellom kl. 08.00 og kl. 16.00, eller fra fredag til søndag for en helgeleie. På denne måten har utleieren full kontroll over når utleieobjektet er tilgjengelig og kan unngå uønsket utleie.

Bookingsystemet er smart, slik at det lar deg lage tidsluker som overlapper. Hvis en bruker har booket en tidsluke på fredag, vil det ikke lenger være mulig å booke fra fredag til søndag.

Demo: Demo tidsluke

Administrasjon - One click switch

En bruker med tilgang til flere kontoer eller profiler kan bytte mellom disse med ett enkelt klikk. Dette gjør det enklere for brukeren å administrere og bruke ulike kontoer eller profiler uten å måtte logge inn og ut flere ganger. One click switch er spesielt nyttig for brukere som jobber med flere kunder eller prosjekter samtidig, og som trenger å bytte mellom ulike kontoer eller profiler hyppig.

Administrasjon - Egne felt

Med egne felt kan utleie samle inn spesifikk informasjon fra leietakeren som ikke nødvendigvis er standardinformasjon, men som kan være viktig for utleieren å ha tilgang til. Dette kan være alt fra spesielle krav til utleieobjektet, til informasjon om leietakerens organisasjon eller spesielle behov som skal tas hensyn til under leieperioden. Egne felt kan tilpasses og legges til av utleieren, og kan være til stor nytte for å samle inn viktig informasjon og sikre en best mulig utleieopplevelse for både utleier og leietaker.

Administrasjon - Statistikk

Her kan man velge selv hvilke statistikk felt som skal eksporteres. Dette kan være statistikk over utleieobjekter, målgrupper, betalingsmetoder, tidspunkt for leie, total inntekt, benyttet tilgjengelig leietid mm. Det er viktig for brukerne å kjenne til sentrale nøkkeltall, derfor tilbyr løsningen et bredt rapport eksportering. Rapportene kan tilpasses og man kan lage akkurat de rapportene man trenger. I tillegg er det et sett av standardrapporter som kan benyttes. Alle rapporter kan lastes ned som CSV eller PNG.

Administrasjon - Egne utleievilkår og PDF

Ved booking av utleieobjektet, vil leietaker få tilgang til vedlagte dokumenter som må signeres digitalt, og disse dokumentene inkluderer blant annet brann- og sikkerhetsinstrukser, leievilkår og betingelser, livredningskurs og eventuelle nødvendige kurs/sertifikater for bruk av utleieobjektet. Disse dokumentene er tilgjengelige nederst i annonsen for utleieobjektet, og leietaker må godkjenne vilkår og betingelser ved å huke av en avkrysningsboks etter å ha oppgitt kundeinformasjonen.

Over 100 bookingsystem funksjoner

Vil du se noe mer spesifikt til dine behov?

Se våre løsninger her

Bookingsystem

Tidslukebasert utleie

Døgnbasert utleie

Timebasert & repeterende utleie

Selvbetjening for dine kunder

Øyeblikkelig booking

Automatisk tilgang & adgangskontroll

Automatisk oversetting

BankID verifisering

Integrasjoner

Før og etter bilder

Betalingsløsninger & prising

Online betaling

Offline betaling

Prising av utleieobjekter

Rabattkoder/Kuponger

Målgruppe rabatt

Synlighet & kommunikasjon

Kalender med tilgjengelighet

Integrasjon til din hjemmeside

Synlighet

Meldingssystem

Varsel

Omtalesystem

Administrasjon av bookinger og utleieobjekter

Administrasjonskalender

Administrasjonskalender på steroider

Utleieobjekter

Brukerroller og tilganger

Internbooking

Aktivitetslogg

Saldo

Kontakt og nøkkelinformasjon

Dobbelbooking checker

Booking oversikt

Kundeliste