Varsel - Gibbs bookingsystem

Administration - Kundeliste

Kundeliste giver et overblik over alle kunder, der har foretaget en reservation eller en forespørgsel gennem bookingsystemet. Den indeholder relevante oplysninger om kunderne, såsom navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse. Kundelisten gør det nemmere for udlejer at have et samlet overblik over alle sine kunder, og at kommunikere med dem, hvis det er nødvendigt.

Administration - Booking oversigt

Med en bookingoversigt har udlejere fuld kontrol over alle bookinger, uanset status. Dette inkluderer reservationer, der kræver opmærksomhed, afventer betaling, faktureret, er blevet betalt, afvist eller udløbet. Det er muligt at søge og filtrere efter kunde- eller bookingoplysninger, samt ændre hvilke kolonner der vises. Alle reservationer kan nemt downloades som både CSV- og PDF-filer. Fra oversigten er det også muligt at ændre bookingstatus og åbne en booking for mere detaljeret information. Med denne funktionalitet kan udlejere nemt holde styr på alle bookinger og sikre en effektiv håndtering af hver enkelt. Ændring af tidspunktet for reservationen sker via administrationskalenderen, for nemt at kunne se, at det ikke overlapper med andre bookinger.

Sådan ser det ud, når du åbner en booking

Ved at åbne bookinger har udlejer mulighed for at se relevante bookinger i en overskuelig liste samt tilhørende beskeddialog og aktivitetslog. Dette giver udlejer mulighed for at have fuld kontrol over kommunikationen og historikken omkring hver enkelt booking. Meddelelsesdialogen giver mulighed for at kommunikere direkte med kunden, og aktivitetsloggen giver information om alle handlinger, der er foretaget på bookingen, såsom ændringer i datoer eller betalingsstatus. Det gør det nemt for udlejer at holde styr på hver enkelt booking, og sikrer at al kommunikation og historie er samlet ét sted.

Administration - Dobbelt booking checks

Formålet med dette modul er at tjekke, om der allerede er booket et lejeobjekt på et givet tidspunkt, og dermed undgå dobbeltbookinger, der kan føre til misforståelser og konflikter omkring brugen af lejeobjekter. Hvis systemet registrerer en dobbeltbooking, vil det udstede en advarsel, der kræver handling.

Pss.. 🙂

Der vil aldrig være konflikter, når lejer selv booker gennem bookingsystemet, da det ikke vil være muligt at sende en forespørgsel på et allerede reserveret tidspunkt. Det er dog vigtigt at være opmærksom på muligheden for dobbeltbooking, når udlejer foretager manuelle ændringer.

Administration - Kontakt og nøgleoplysninger

Vigtig information og kontaktdata for udlejningsejendommene kan indtastes her. Dette kan omfatte detaljer om ejendommens unikke beliggenhed, regler og begrænsninger samt kontaktoplysninger til udlejer eller administrator. Ved at gøre sådanne oplysninger klart tilgængelige, kan udlejer øge chancen for, at potentielle lejere tager kontakt og gennemfører en reservation.

Administration - Balance

Saldo viser en oversigt over indtjening, samlet udbetalingssaldo, samlede ordrer, gebyr og betalingshistorik. Dette giver en hurtig og nem måde for udlejer at have styr på økonomien. Med betalingshistorikken kan udlejer se, hvornår og hvor meget der er udbetalt, mens saldoen giver et opdateret overblik over ledige midler. Det samlede antal ordrer og gebyrbetalinger giver en god indikation af, om udlejningsvirksomheden går godt, eller om der er behov for justeringer i prisfastsættelsen.

Administration - Aktivitetslog

Aktivitetsloggen giver et overblik over alle handlinger og aktiviteter relateret til bookinger og lejeboliger. Dette omfatter oplysninger, såsom hvornår en reservation blev oprettet, hvornår den blev ændret eller annulleret, hvem der foretog ændringen, og hvad ændringen var. Det giver også et komplet overblik over al aktivitet relateret til en lejebolig, hvilket giver administratorer mulighed for at spore ændringer og sikre, at alt kører problemfrit. Dette giver ekstra sikkerhed og mulighed for at spore eventuelle problemer, der måtte opstå.

Administration - Intern booking

Bestem hvilke lejeobjekter, der skal være synlige for bestemte brugergrupper, fx kan mødelokaler, der kun er egnet for kommunens medarbejdere, kun være synlige for denne gruppe, og ved at styre adgangen til brugerroller kan du nemt styre, hvilken bruger, der har adgang til hvilke lejeobjekter.

Administration - Brugerroller og adgang

Vores system anvender brugergrupper til at uddelegere ansvar, således at en admin eksempelvis kan oprette en afdeling for sportsudlejning med 30 udlejningsobjekter og give adgang til en sagsbehandler, der kan overtage ansvaret for udlejningsobjekterne på vegne af en anden sagsbehandler. der er sygemeldt. Admin kan vælge hvilke brugergrupper der skal vises og tilføje brugere der skal have adgang til disse, så sagsbehandlere nemt kan overtage ansvaret for lejeboliger.

Administration - Lejeobjekter

Det er lige så nemt at oprette en lejebolig, som det er at offentliggøre en annonce på finn.no. Trinene er godt beskrevet og administratoren guides gennem hele processen med vejledningstekst til best practice.

Der er ingen begrænsning på antallet af lejeobjekter, der lægges op, men det kan øge prisen. Kontakt os eller se priser her.

Du kan gemme lejeobjektet som "Udkast", publicere, hvilket betyder at vise det offentligt, eller deaktivere, hvilket ikke vil vise lejeobjektet til nogen. Bagefter er det også muligt at ændre status. Fra startet, aktive og inaktive annoncer.

Administrationskalender

Kalenderen giver dig mulighed for nemt at skifte mellem dag-, uge-, måneds- og dagsordenvisninger, søge efter klienter eller noter og virker på alle enheder.

Udstillingsdag

Vis uge

Vis måned

Se dagsorden

Administrationskalender - 100% kontrol

Administration af kalenderen giver dig mulighed for nemt at administrere bookingerne og tilgængeligheden af dine lejeboliger. Dette omfatter tilføjelse og sletning af reservationer, spærring af aftalte tider eller tidsvinduer, ændring af tilgængelighed og få et overblik over allerede gennemførte reservationer. Med administrationen af kalenderen kan du planlægge fremad og sikre, at dine lejeboliger altid er klar til brug. Udover træk-og-slip-funktionaliteten i kalenderen kan du også ændre kundeoplysninger, håndtere tilbagevendende bookinger, godkende eller afvise bookinger og gennemgå bookinger, før de godkendes.

Anmeldelser

Anmeldelser kan give værdifuld indsigt for potentielle kunder om kvaliteten af servicen, samtidig med at det giver udlejeren mulighed for at lære, hvad de gør godt, og hvad der kunne forbedres. I nogle tilfælde kan anmeldelser deaktiveres for forskellige lejeboliger - kontakt Gibbs-teamet for mere information om dette.

Vi arbejder nu også på at integrere allerede givet feedback fra andre løsninger, så du kan præsentere disse for potentielle kunder.

Varsel

Gibbs e-mail- og SMS-beskedsystem er et system, der bruges til at underrette enkeltpersoner eller grupper om vigtige begivenheder eller opdateringer i realtid via e-mail eller SMS. Systemet er særligt anvendeligt i situationer, hvor der er behov for øjeblikkelig underretning, for eksempel ved ændringer af en reservation eller en adgangskode. Gibbs e-mail- og SMS-notifikationssystemet bruges ofte af organisationer, skoler og andre institutioner, der ønsker at holde enkeltpersoner eller grupper informeret om vigtige begivenheder eller opdateringer i realtid. Pris for SMS kan ses her

Beskedsystem

Gibbs beskedsystem gør det muligt for brugere at kommunikere direkte med hinanden i bookingsystemet. Dette kan fx være nyttigt, hvis en kunde har spørgsmål til en leverandør om en ordre, eller hvis en leverandør ønsker at give information til kunden om et arrangement eller en aktivitet. Beskederne sendes og modtages i realtid, og brugere kan også modtage notifikationer, når de modtager en ny besked. Dette er med til at gøre kommunikationen mere effektiv og giver bedre kundeoplevelser.

Sigtbarhed

Du kan vælge, om din lejebolig kun skal være synlig for din private gruppe eller offentligt for alle på gibbs.no. PS. husk, at ved at have dine lejeboliger offentlige, vil du kunne nå ud til flere potentielle lejere 🙂

Du kan også indtaste dine egne søgeord for hvert lejeobjekt for at optimere til søgemaskiner.

Sæt på din egen hjemmeside

Med et tilpasset link kan du selv bestemme, hvilke lejeboliger du ønsker at vise på din egen hjemmeside, så brugerne altid bliver dirigeret til dig og har adgang til opdateret information om ledige lejeboliger.

Infoskærm - Tilgængelighedskalender

Du kan få vist tilgængelighedskalenderen med specifikke åbningstider for udvalgte lejeobjekter på et tv eller tablet med mulighed for at tilføje filtre og vælge mellem ugevisning eller dagsvisning. Den tilpasser sig automatisk til skærmstørrelsen, men kan også specificeres til specifik bredde og højde.

Kalenderen opdateres automatisk hvert 10. minut.

Demo: Visning af demokalender

Målgrupperabat

Udlejer kan definere forskellige målgrupper og priser for hver målgruppe, samt tilføje en rabat, hvis det ønskes, som kan gemmes som skabelon og bruges på andre udlejningsejendomme.

Lejer vil under bookingprocessen kunne udvælge en relevant målgruppe, som udlejer har defineret og tilknyttet rabat. Prisen bliver herefter automatisk beregnet ud fra den rabat, der er knyttet til den valgte målgruppe. Det er udlejers ansvar at kontrollere, om lejer rent faktisk tilhører den valgte målgruppe.

Pssst. Vi arbejder på løsninger til at automatisere målgruppeverifikation 🙂

Kuponer

Med kuponer kan udlejere give en procentvis rabat på lejeprisen eller en fast beløbsrabat på den samlede pris. Udlejere kan også indstille et begrænset tidsrum for værdibeviset og begrænse antallet af gange, det kan bruges. Værdibeviser kan sendes til lejere via e-mail. På denne måde kan udlejere tiltrække flere lejere og øge deres indkomststrøm gennem kampagner.

Lejepristyper

Udlejer kan justere priser ud fra flere faktorer såsom timepris, dagspris, weekendpris, time slot pris, målgruppe, kupon og ekstra ydelser. Det betyder, at udlejere kan tilbyde forskellige priser ud fra det valgte tidsrum, om lejeren tilhører en bestemt målgruppe, og om der er yderligere ydelser, der ønskes udover lejeboligen. Priserne beregnes automatisk af systemet og vises til lejer i bookingprocessen og udlejer får det fulde overblik over bookingen.

Offline betaling

Offline betaling i Gibbs refererer til betalinger, der ikke foregår via bookingsystemet, men derimod sker manuelt mellem udlejer og lejer uden for platformen. Det betyder, at udlejer stadig kan bruge bookingsystemet til at administrere reservationer, men selv skal oprette en faktura på sit eget faktureringssystem og sende den til lejer. Udlejer skal herefter sørge for, at betalingen sker og markere reservationen som betalt i systemet.

Alle reservationer kan downloades som CSV eller PDF og bruge dette som grundlag for fakturaer.

Online betaling

Med online betaling i Gibbs kan lejere nemt og hurtigt betale for lejeobjekter og ydelser via forskellige betalingsmetoder såsom Vipps, Visa eller Mastercard. Dette eliminerer behovet for manuelle betalingsprocesser, hvilket gør betalingsprocessen hurtigere og mere effektiv.

Udlejere behøver ikke at gøre andet end at vente på betalingen, da hele betalingsprocessen håndteres automatisk af Gibbs. Dette omfatter håndtering af betalingsoplysninger, bekræftelse af betaling og overførsel af penge til udlejers konto.

Onlinebetaling gør det også nemmere for lejere at betale, da de kan gøre det når som helst på dagen og hvor som helst med internetforbindelse. Udlejere kan nemt spore betalinger i systemet og se betalingshistorik og udbetalinger.

Betalingsløsninger tager ofte 2-3% af det betalte beløb som transaktionsgebyr + 2-10 NOK pr. transaktion. Dette varierer alt efter hvilken betalingsløsning kunden vælger. Men for at gøre det nemt tager gibbs 3% uanset den valgte betalingsløsning.

Pssst.. Hvis du gemmer dine oplysninger, kan du bestille og betale på under 15 sekunder næste gang! 🙂

Integrationer

Hvad kan integreres og hvorfor?

integrationer giver en problemfri og effektiv overførsel af data mellem forskellige systemer, hvilket sparer tid og reducerer risikoen for fejl og manuelle opgaver.

Adgangslåse

Udlejer kan tilknytte sine lejeboliger, så de kan sende adgangskoden/linket på SMS for den bestilte periode

Fakturering & regnskab

Hvis du hellere vil sende fakturaen til kunden automatisk fra dit fakturasystem. Hvis du vil gøre det manuelt og kun få fakturagrundlaget fra Gibbs, så tag et kig offline betaling

Varmekontrol

Tænd for automatisk varme umiddelbart før lejeperioden og sluk efter lejeperiodens udløb. Spar miljøet og spar penge!

BankID bekræftelse

Udlejere kan kræve, at det kun er BankID-verificerede brugere, der kan booke visse lejeboliger. Det er også muligt at kræve, at en bruger skal være verificeret med BankID eller Vipps for at kunne sende en ansøgning om sæsonleje. Dette er med til at skabe en tryg og sikker udlejningsproces for både udlejer og lejer. Men kan også bidrage til lidt mindre forespørgsler.

Automatisk oversættelse

Gibbs.no tilbyder automatisk oversættelse af lejeannoncer til flere sprog, herunder norsk, engelsk, svensk og dansk, ved hjælp af maskinlæringsteknologi. Dette giver udlejere mulighed for at nå ud til et bredere publikum og gøre det lettere for lejere fra forskellige lande at læse og forstå annoncerne.

Demo: Tryk her

Automatisk adgang og adgangskontrol

Med automatisk adgang kan udlejer koble lejeobjekter sammen med en digital lås. Efter en gennemført eller godkendt booking modtager lejer en SMS og/eller e-mail med en kode, der kun er gyldig i det bookede tidsrum.

Vi anbefaler at bruge Igloohome deres låse, da disse hverken behøver WIFI eller el for at fungere optimalt med vores system. Kontakt os for at sætte dette op 🙂

Automatisk godkendelse

Når øjeblikkelig booking er aktiveret, vil alle bookinger automatisk blive godkendt, så længe alle krav er opfyldt, såsom godkendelse af lejevilkår, fuld betaling af leje og verifikation med BankID.

Pssst. Lejeobjekter med øjeblikkelig booking aktiveret modtager flere forespørgsler, da lejer ikke skal sende forespørgsler flere steder p.g.a. usikkerhed om godkendelse.

Alt du skal gøre for at aktivere dette er at trykke på en kontakt 🙂

Time- og tilbagevendende leje

Timeleje er velegnet til forskellige typer udlejningsejendomme, såsom idrætsfaciliteter, selskabslokaler, mødelokaler, udstyr, udearealer og frivilligcentre. Kunden kan leje lejeobjekter i 15 minutter eller flere sammenhængende dage, men det afhænger af åbningstiderne. For lejeperioden kan der fastsættes et minimum antal dage og et maksimum antal timer. Lejeobjekter kan også opdeles i baner eller sektioner og prissættes i procent af totalen

Se det bookingsystem, der passer til din branche: Klik her

Test dig selv her: Demo hver time

24-timers leje

Døgnudlejning er velegnet til forskellige typer udlejningsejendomme såsom hytter, landejendomme, lejligheder, udstyr, biler og både. Det betyder, at kunderne kan leje lejeboliger for en enkelt dag eller flere sammenhængende dage. Der kan også tilføjes et minimum antal dage, der kan lejes, og et maksimum antal dage.

Dette kan fx være nyttigt til en kort weekendtur, en midlertidig boligløsning eller en dagstur på søen. For udlejere giver døgnudlejning mulighed for at øge lejeindtægterne ved at tilbyde lejeobjektet til flere kunder inden for en kort periode. Dette kan især være fordelagtigt for udlejningsejendomme, der er meget efterspurgte i en kortere periode, såsom både om sommeren eller hytter om vinteren.

Med Gibbs er booking nemt og sikkert, hvor kunderne kan søge efter ledige lejeboliger, vælge datoer og tidspunkter og betale for reservationen. Gibbs-teamet verificerer både udlejere og lejere og yder support og assistance under hele lejeprocessen.

Test dig selv her: Demo 24/7

Det er også muligt at kræve, at lejere er verificeret med BankID for at booke. Læs mere om BankID her

Time slot-baseret leje

Tidsrumsbaseret leje har foruddefinerede tidspunkter for leje. Udlejer indtaster, hvilke tidsrum der er ledige for booking, og lejer vælger herefter den ønskede dato og ledige tider.

For eksempel kan udlejer oprette et tidsrum fra mandag til fredag mellem kl 08.00 og kl 16.00, eller fra fredag til søndag for weekendudlejning. På den måde har udlejer fuld kontrol over, hvornår lejeobjektet er ledigt og kan undgå uønsket udlejning.

Bookingsystemet er smart, så det giver dig mulighed for at oprette tidsslots, der overlapper hinanden. Hvis en bruger har booket en tid fredag, vil det ikke længere være muligt at booke fra fredag til søndag.

Demo: Demo tidsslot

Administration - Et klik kontakt

En bruger med adgang til flere konti eller profiler kan skifte mellem dem med et enkelt klik. Dette gør det nemmere for brugeren at administrere og bruge forskellige konti eller profiler uden at skulle logge ind og ud flere gange. Ét klik-switch er især nyttigt for brugere, der arbejder med flere kunder eller projekter på samme tid, og som ofte skal skifte mellem forskellige konti eller profiler.

Administration - Egne marker

Udlejer kan med egne felter indsamle specifikke oplysninger fra lejer, som ikke nødvendigvis er standardoplysninger, men som kan være vigtige for udlejer at have adgang til. Det kan være alt fra særlige krav til lejeobjektet, til oplysninger om lejers organisation eller særlige behov, der skal tages hensyn til i lejeperioden. Egne felter kan tilpasses og tilføjes af udlejer, og kan være til stor nytte til at indsamle vigtig information og sikre den bedst mulige lejeoplevelse for både udlejer og lejer.

Administration - Statistik

Her kan du vælge hvilke statistikfelter der skal eksporteres. Det kan være statistik over lejeboliger, målgrupper, betalingsformer, tidspunkt for udlejning, samlede indtægter, brugt ledig lejetid mv. Det er vigtigt for brugerne at kende nøgletal, hvorfor løsningen tilbyder en bred rapporteksport. Rapporterne kan tilpasses, og du kan oprette præcis de rapporter, du har brug for. Derudover er der et sæt standardrapporter, som kan bruges. Alle rapporter kan downloades som CSV eller PNG.

Administration - Egne lejebetingelser og PDF

Ved bestilling af lejeboligen vil lejer have adgang til vedhæftede dokumenter, der skal underskrives digitalt, og disse dokumenter omfatter blandt andet brand- og sikkerhedsanvisninger, lejebetingelser, livredningskurser og eventuelle nødvendige kurser/certifikater til brug for lejeboligen. Disse dokumenter findes i bunden af annoncen for lejeobjektet, og lejer skal acceptere vilkårene ved at afkrydse et afkrydsningsfelt efter indtastning af kundeoplysninger.