Algoritmerne tildeler træningstider med 100% nøjagtighed!

Vi har de seneste 6 måneder arbejdet på udvikling af Gibbs sæsonbooking i et pilotprojekt sammen med Halden idrætsråd, Lørenskog, Sarpsborg og Enebakk kommune. Målet med projektet var at automatisere tildelingen af træningstider til idrætshold/-foreninger, samt at forenkle brugerrejsen.

Vi er stolte over endelig at kunne sige, at vi har klaret det. Og det bedste af det hele er, at en af vores pilotkommuner allerede har taget løsningen i brug i år!

Dette gik væk på ingen tid! Algoritmen gjorde arbejdet og gav et meget godt forslag til træningstider. Løsningens ugentlige oversigt hvor du har alle lejeboliger samlet på én side og kan scrolle ned for at se tiderne er rigtig fin. Det er også meget nemt at foretage justeringer og tilpasninger efterfølgende. Jeg synes kalenderen er meget nem at bruge, og giver et rigtig godt overblik over afsatte tider. En helt anden verden end jeg er vant til fra før!

Idrætskoordinator, Enebakk kommune - Eivind Ekeli

For at sætte tingene i perspektiv, har vi sammenlignet den sædvanlige proces med Excel og med Gibbs sæsonbooking. På den måde kunne vi finde ud af, hvilke fordele kommuner/idrætsråd kan opnå.

Excel vs Gibbs sæsonbooking

Udfordringen vores forsøgskommuner havde, som mange andre kommuner, er, at ansøgninger fra idrætsklubber/foreninger modtages i skemaer. Excel bruges så til at skabe overblik for at få kabalen til at gå op. Det næste er at fordele tider retfærdigt, hvilket er ekstremt tidskrævende, når kapaciteten er begrænset. Hvilket det ofte er.

Disse trin er en del af processen:

Enebakk 2019-2020 excel

Enebakk brugte Excel sidste år til at tildele træningstider. Det første skridt for dem var at modtage ønskede træningstider fra idrætsholdene/foreningerne i en form. Derefter skal den ansvarlige for tildelingen plotte følgende data:

  1. Ansøgers generelle oplysninger
  2. Antal medlemmer, aldersgrupper og sportsgren
  3. Ønskede idrætshaller i prioriteret rækkefølge
  4. Ønskede træningstider

Efter at have plottet dataene i excel, var næste skridt at beslutte, hvor mange timer der tildeles hvert idrætshold/-forening baseret på antallet af medlemmer, aldersgruppe og sportstype. Efter tildelingen blev den sendt til Idrætsrådet til input og godkendelse, inden den blev offentliggjort.

Hele denne processen tog ca 37 timer sidste år. Og strakte sig fra marts til juni.

Enebakk 2021-2022 Gibbs sæsonbooking

I år brugte Enebakk Gibbs sæsonbooking. Det første skridt var at definere prioriteterne for ansøgerne, så løsningen tager højde for dette (medlemmer, aldersgruppe, sportsgren). Tilføj derefter idrætsfaciliteterne og deres åbningstider. Til sidst blev træningstiderne fra ansøgerne automatisk plottet ind i løsningen. Med en klik derefter blev træningstiderne tildelt 0,8 sek. Adgang til kalenderen blev sendt til idrætsrådet, så de kunne se tildelingen og derefter komme med input inden godkendelse.

Alle processen ved brug af Gibbs Season booking kræves ca 2 timer af idrætskonsulenten.

Ps når vi har testet med flere kommuner og har flere data, vil vi kunne give mere præcise tal. 

Fortjenestepotentialet

Som vi oplevede gennem pilotprojektet, er der klare besparelser ved at bruge Gibbs sæsonbooking. Både besparelser i tidsforbrug hos kommunerne og idrætsholdene/foreningerne. Derudover er løsningen rigget til lejlighedsvise/engangsbestillinger for alle beboere, så de kan benytte idrætsfaciliteterne, når de er ledige.

Vi ser allerede nu, at der er en enklere og bedre brugerrejse, når det kommer til leje af idrætsfaciliteter hos Enebakk kommune!

Igen vil vi gerne takke vores pilotkommuner, der deltog i projektet! De har været "hands on" og givet ekstremt vigtig feedback. Sammen har vi skabt en innovativ løsning, der både effektiviserer tildelingen og giver en bedre brugeroplevelse for beboerne.

Det har været en spændende rejse for os! og vi ser frem til tiden fremover.

Hvis du vil vide mere om processen, så send os en e-mail på [email protected]

Se andre indlæg

Badstue, Gibbs bookingsystem, bookingsystem for badstue, badstue booking, badstue fredrikstad

Absolutt Must-Know Fordeler av Badstuebruk

Badstuekulturen har lenge vært en del av mange samfunn, og det er ikke uten grunn. Enten du er en badstu-entusiast eller bare nysgjerrig på fordelene, er det en ting som er sikker: Badstuebruk har utallige helsegevinster som du definitivt bør ta i betraktning. Så,...

Pilotprosjekt Båtgruppa & Gibbs.no

Store båtplasser står ledige ukesvis om sommeren på marinaer og båthavner langs kysten vår. Hvis vær og vind i ukjent farvann ikke spiller på lag vet vi alle hvor verdifullt det er å komme til en trygg havn for en natt eller tre. Din båtplass er attraktiv i sommer....
bookingkalender, bookingkalender, bookingsystem fra gibbs.no

Bookingkalender for optimal udlejningsdrift

Bookingkalenderen er afgørende for at optimere udlejningsdriften. Uanset om du driver et idrætsanlæg, selskabslokale, hytte, sauna eller en anden type lejebolig, vil en bookingkalender hjælpe med at organisere og effektivisere driften. Denne artikel udforsker…
gratis bookingsystem, spækket med funktionalitet

Gratis bookingsystem: Effektiv styring af lejemål

Oplev styrken ved gratis bookingsystem: Optimal ressourcestyring med Gibbs "booking system" Gratis bookingsystem Effektiv ressourcestyring er afgørende for enhver virksomhed eller organisation. Gibbs AS tilbyder nu et gratis bookingsystem, der giver dig...

Gibbs AS nomineret til digitaliseringsprisen

Algoritmeløsningen "Gibbs sæsonbooking" er nomineret til Digitaliseringsdirektoratets årlige pris! Gibbs sæsonbooking Den pågældende løsning er et kraftfuldt bookingsystem, der bruger algoritmer til at fordele træningstider til hold og foreninger i et helt år...
Kahyt booking, booking system til hytte, gratis booking system

Leje hytten ud? her er 4 ting du bør tænke over

I disse tider med højere elpriser, stigende inflation og højere renter er enhver ekstra indtægt velkommen. Hytten må ikke bruges så meget som tidligere, mens udgifterne til den er steget. Vidste du, at mange mennesker er interesserede i at leje din hytte for en weekend eller et...
Bookingsystem, Højskolen Østfold, gibbs AS, tidsbestilling, projekt, Effektiv ressourceallokering

En digital skemalægger fuldautomatiserer ressourcefordelingen på skolen

Det er vigtigt at tildele den rigtige klasseværelsestype og størrelse med det nødvendige udstyr til hvert fag og lærer, og at gøre dette på en effektiv og retfærdig måde. Traditionelt distribueres disse ressourcer manuelt i dag, hvilket er meget tidskrævende og udfordrende at...
Automatiser udlejning: Billedet viser den første del, som er tilgængelighedskalenderen

Fordele ved at automatisere udlejning

Fordelene ved at automatisere udlejning er meget store. En automatiseret lejeproces giver lejere fleksibilitet og frihed til at booke, betale og tjekke ind, når de vil, uden at skulle forholde sig til faste indtjekningstider eller medarbejdere, der udleverer nøgler.

Bookingsystem, gibbs.no, bookingsystem med online betaling, gratis bookingsystem, selvbetjeningsbooking

Selvbetjeningsudlejning til Maridalsveien boligforening - Book, betal og adgangskode på SMS

I sidste måned arbejdede vi på et meget spændende projekt sammen med Maridalsveien boligforening. Der er tale om en boligforening, der har stort fokus på at skabe et behageligt bomiljø.

Bookingsystem, sæsonbestemt booking, sæsonbestemt lejealgoritme

Tildel træningstider til sportsklubber - Excel 40 timer eller algoritme 0,8 sek

Efter 4 lange måneder med workshops, brainstorming, wireframes, udvikling, hovedpine, glæde og hovedpine igen, begynder vi endelig at se lyset i tunnelen.

Vi elsker innovation

Kan ikke lide, men elsker det! Har du en idé, som du gerne vil føre ud i livet? Eller en digital udfordring? Hvorfor ikke udfordre Gibbs-holdet med det?