Vi har de seneste 6 måneder arbejdet på udvikling af Gibbs sæsonbooking i et pilotprojekt sammen med Halden idrætsråd, Lørenskog, Sarpsborg og Enebakk kommune. Målet med projektet var at automatisere tildelingen af træningstider til idrætshold/-foreninger, samt at forenkle brugerrejsen.
Vi er stolte over endelig at kunne sige, at vi har klaret det. Og det bedste af det hele er, at en af vores pilotkommuner allerede har taget løsningen i brug i år!
Dette gik væk på ingen tid! Algoritmen gjorde arbejdet og gav et meget godt forslag til træningstider. Løsningens ugentlige oversigt hvor du har alle lejeboliger samlet på én side og kan scrolle ned for at se tiderne er rigtig fin. Det er også meget nemt at foretage justeringer og tilpasninger efterfølgende. Jeg synes kalenderen er meget nem at bruge, og giver et rigtig godt overblik over afsatte tider. En helt anden verden end jeg er vant til fra før!
Idrætskoordinator, Enebakk kommune - Eivind Ekeli
For at sætte tingene i perspektiv, har vi sammenlignet den sædvanlige proces med Excel og med Gibbs sæsonbooking. På den måde kunne vi finde ud af, hvilke fordele kommuner/idrætsråd kan opnå.
Excel vs Gibbs sæsonbooking
Udfordringen vores forsøgskommuner havde, som mange andre kommuner, er, at ansøgninger fra idrætsklubber/foreninger modtages i skemaer. Excel bruges så til at skabe overblik for at få kabalen til at gå op. Det næste er at fordele tider retfærdigt, hvilket er ekstremt tidskrævende, når kapaciteten er begrænset. Hvilket det ofte er.
Disse trin er en del af processen:
Enebakk 2019-2020 excel
Enebakk brugte Excel sidste år til at tildele træningstider. Det første skridt for dem var at modtage ønskede træningstider fra idrætsholdene/foreningerne i en form. Derefter skal den ansvarlige for tildelingen plotte følgende data:
- Ansøgers generelle oplysninger
- Antal medlemmer, aldersgrupper og sportsgren
- Ønskede idrætshaller i prioriteret rækkefølge
- Ønskede træningstider
Efter at have plottet dataene i excel, var næste skridt at beslutte, hvor mange timer der tildeles hvert idrætshold/-forening baseret på antallet af medlemmer, aldersgruppe og sportstype. Efter tildelingen blev den sendt til Idrætsrådet til input og godkendelse, inden den blev offentliggjort.
Hele denne processen tog ca 37 timer sidste år. Og strakte sig fra marts til juni.
Enebakk 2021-2022 Gibbs sæsonbooking
I år brugte Enebakk Gibbs sæsonbooking. Det første skridt var at definere prioriteterne for ansøgerne, så løsningen tager højde for dette (medlemmer, aldersgruppe, sportsgren). Tilføj derefter idrætsfaciliteterne og deres åbningstider. Til sidst blev træningstiderne fra ansøgerne automatisk plottet ind i løsningen. Med en klik derefter blev træningstiderne tildelt 0,8 sek. Adgang til kalenderen blev sendt til idrætsrådet, så de kunne se tildelingen og derefter komme med input inden godkendelse.
Alle processen ved brug af Gibbs Season booking kræves ca 2 timer af idrætskonsulenten.
Ps når vi har testet med flere kommuner og har flere data, vil vi kunne give mere præcise tal.
Fortjenestepotentialet
Som vi oplevede gennem pilotprojektet, er der klare besparelser ved at bruge Gibbs sæsonbooking. Både besparelser i tidsforbrug hos kommunerne og idrætsholdene/foreningerne. Derudover er løsningen rigget til lejlighedsvise/engangsbestillinger for alle beboere, så de kan benytte idrætsfaciliteterne, når de er ledige.
Vi ser allerede nu, at der er en enklere og bedre brugerrejse, når det kommer til leje af idrætsfaciliteter hos Enebakk kommune!
Igen vil vi gerne takke vores pilotkommuner, der deltog i projektet! De har været "hands on" og givet ekstremt vigtig feedback. Sammen har vi skabt en innovativ løsning, der både effektiviserer tildelingen og giver en bedre brugeroplevelse for beboerne.
Det har været en spændende rejse for os! og vi ser frem til tiden fremover.
Hvis du vil vide mere om processen, så send os en e-mail på [email protected]
